エクセルで写真の注文を集計する

一般的な写真の集計

今回は「写真注文の数を集計する」と聞いて誰もが想像するあの方法での集計のやり方を解説してみたいと思います。

「誰もが想像するあの方法」とは、「1番の写真が全部で20枚、2番の写真が全部で36枚、3番の写真が全部で…。これだけを焼き増し注文しましょう。」という場合の集計方法です。

当然ながら焼き増しの写真が仕上がってきたら、写真番号ごとに写真の山を作って、注文者の注文通りに山から写真を取っていく「カルタ取り」の作業は必須となりますが、そもそも小さなサークルやグループで写真を配布するなど小規模のものであればこの方法で十分に事足ります。

エクセルで集計表を作ろう

まずはエクセルで集計表を作りましょう。表の形式自体はWindowsの場合でもMacの場合でも同じです。エクセル以外の他の表計算ソフトでも表自体は同様にできますが、最後の肝心の集計部分で「ピボットテーブル」というエクセルの機能を利用しますので、同様の機能が備わっている表計算ソフトであれば、今回の方法は流用できるかと思います。

作成する表はとても簡単です。誰でも作れますね。今回は列が「写真番号」と「枚数」の2列の最も簡単バージョンです。注文者の名前などを入れてもいいですが、入力する際に煩わしくなりがちですので今回は省きます。

たったこれだけで表の形式は出来上がり

注文を入力してみよう

注文の入力もいたってシンプルです。ひたすらに写真番号と枚数を入力していきます。ただ、ここでのコツは「1枚の注文枚数は入力しない」ということです。1枚の注文って一番多いんですよね。それをいちいち入力するのはかなりの手間になりますので、後から一括して入力してしまいます。
もしもすべての注文が1枚の注文であれば「枚数」列すら必要ありませんが、まあ普通はたまぁに2枚欲しいというのもあったりしますのでね(笑)

1枚の注文枚数は入力しないほうが効率的です

「1」枚を一括入力しよう

1枚の注文枚数を「フィルター」機能を使って一括入力します。

列項目のセルを選択して、フィルター機能をオンにします

枚数列にフィルターをかけて、空白セルだけを表示します

最初のセルに「1」を入力したら、そのセルを全部のセルにドラッグしてコピーします。
このコピーはフィルターで見えているセルにしか適用されません。

これですべての枚数セルに枚数が入力されました。「枚数」列のフィルターを解除するために、再び「枚数」の項目セルの▼をクリックしてから「(すべて選択)」をチェックしてください。

集計しよう

注文をすべて入力し終えたら集計しましょう。

集計は「ピボットテーブル」という機能を使います。

「挿入」タブの左端の「ピボットテーブル」をクリックします。

「レポートを配置する場所」は「新規ワークシート」にしておきましょう。「OK」をクリックします。

2つの項目をそれぞれドラッグして配置します。

できあがり。

まとめ

これだけであっさりと集計できてしまいます。

手順をまとめると

  1. 「写真番号」と「枚数」の2項目の表を作成。
  2. 注文を入力していく。この時1枚の枚数は入力不要。
  3. フィルター機能で枚数が空白のセルのみを表示して、「1」枚をコピーして一括入力。
  4. ピボットテーブルで集計。

ちょっとした写真の配布ならエクセルのみで集計が簡単にできますね。ご活用ください!

幼稚園・保育園での効率のよい低コストの写真販売を考える

なにかと煩雑な園での写真販売

普段見れない園での姿を撮影した写真の販売を楽しみにしている保護者もたくさんいますが、その販売はなにかと煩雑です。この煩雑さをどうにかしたいと思っている園の皆さんは多いと思います。

園での写真販売の煩雑さの主な原因を分析して見ましょう。

  • 見本写真の展示
  • 写真注文の集計
  • 集金
  • 仕上がり写真の仕分け
  • プリント注文と受け取り

主な煩雑さの原因としては上記の5つではないでしょうか。これらの他の販売に伴う作業としては、撮影、注文取り、保護者への注文写真の配布などがありますが、撮影はどう頑張ってもなくすことは出来ませんし、注文取りと配布については保護者が園にお迎えに来るのであれば煩わしいことはなくなります。バス送迎の園であれば写真販売を保護者が園に足を運ぶ行事ごとにしてしまうという手もあります。

発想を切り替えて煩雑さをなくす

煩雑さの5つ原因を解消するために、こういう発想はどうでしょうか。

見本写真の展示
壁に掲示するのをやめ、プリンタで印刷できるサイズの用紙に、各ページ6枚ずつ程度の写真を印刷した冊子を閲覧する形態に変更する。冊子はクラス毎に2冊程度用意しておくと閲覧効率は上がります。

集金
お釣りが出ないようにという条件をつける必要があるでしょう。

プリント注文と受け取り
保育士の先生が通勤退勤時にDPE店に立ち寄るのもいいですが、今は昔と違ってネットプリントがありますので大いに利用しましょう。

さて、残りの2つ、「写真注文の集計」と「仕上がり写真の仕分け」は、写真集計くん+ for Windows でバッチリ解消することができます。

ネット販売の落とし穴

写真販売を最も手間のかからない形態にするのは間違いなくネット販売です。撮影してアップロード、URLとID・パスワードを保護者にお知らせすれば、あとは集金も写真の送付も全部おまかせです。

ネット販売のアピールにもそう書いているはずです。ただ、「写真販売、本っ当に大変!もう、マジでなんとかしたい!」と思っている園関係者の方々には救世主のお言葉ように響くアピールも、もう少し冷静になって見てみませんか。

大変さと便利さの比較対象にフィルム時代の写真販売の形態が引き合いにされていませんか?
例えば、

  • 撮影が終わったら一度写真屋さんでプリントして
  • 写真を大判の台紙に貼り付けて壁一面の見本を作成して
  • 保護者一人一人から注文を聞いて(用紙と回収箱でいいですよね?)
  • 集計用紙に正の字を書いていって
  • 焼き増し写真のたくさんの山から仕分け

みたいな感じになってませんか?

あと、とても大切なのは安全性です。ネット販売はとても便利で価値のあるものですが、IDとパスワードで簡単に誰でも見ることができて注文できるという便利さであるということを忘れてはいけません。写真を見たり注文するために、実際に足を運んで園に立ち入ることで園関係者と顔を合わせることになる。そういうことが安全性の担保になっているという側面も冷静に考慮する必要があるのではないでしょうか。

エキスパートモードでの注文入力

エキスパートモードについては、マニュアルページのショートカットキーの項で一瞬触れているのですが詳しい解説をしていませんでした。

というのも、この機能も私自身が開発中に取り急ぎ注文データを入力するときにフォームから入力するよりも、少しでも早く入力したいために作っていたものです。開発中のインチキデタラメデータの入力ではフォームから入力するよりも早く入力できますが、注文袋を見ながらまちがいないように入力するのでしたらフォームから入力した方が確実かな、と思います。

それでも「フォームからなんて煩わしい!」と思う方がおられたら、このモードを試してみる価値はあるかもしれません。

エキスパートモードは直接入力モード

エキスパートモードは注文シートに直接入力する方法になります。

シートへの直接入力となると、慣れた方でも「文字入力〜tab〜文字入力…」という繰り返しは避けることができません。これをなくすことはできないか、と考えた方法が以下になります。

エキスパートモードでの入力方法

  1. イベント一覧画面から【注文入力・修正・確認】ボタンをクリックして注文シートを表示します。このとき注文入力フォームが表示されますが、これはすぐに閉じてしまいます。
  2. キーボードでショートカットキー【Shift+Ctrl+E】を押します。するとエキスパートモードに変更します。エキスパートモードでは列項目タイトルセルの色が反転します。セルは写真番号のセルが選択された状態になります。
  3. エキスパートモードでは写真番号のセルにすべての入力値をピリオドで区切った形式でまとめて入力します。「注文者番号.クラス.名前.写真番号.枚数」と入力します。
    エンターキーを押して確定すると、ピリオドで区切った文字がそれぞれ分割して適切なセルに入力されます。
  4. 注文者番号、クラス、名前の入力は注文者が切り替わる行のみ必要で、それ以外の注文は写真番号と枚数のみを入力します。しかしここでもフォームでの入力と同様に『1枚の注文の枚数は入力不要』ですので、注文枚数が1枚の場合は写真番号のみを入力してエンターキーで下のセルに移動します。
    1枚の注文は写真番号のみの入力でOK
  5. 次の注文者はまた注文者番号とクラス、名前が揃った状態で入力します。ただし注文者番号を数えて記憶しておく必要はありません。注文者番号はいつでも「1(特に1でなくても2でも3でもかまいません。)」でOKです。とにかくここに何かを入力しておくことで注文者の区切りとなります。また、ピリオドを省略することはできませんが、枚数は省略できます。
  6. この要領で入力を続けていきます。入力を省略した箇所には何も入力されません。任意のタイミングで【リフレッシュ】ボタンをクリックするか、【Ctrl+R】を押してシートをリフレッシュすると、すべての注文が正しく書き直されます。
  7. エキスパートモードから元に戻るには、もう一度キーボードでショートカットキー【Shift+Ctrl+E】を押します。

エキスパートモードで使える表記一覧

セルに入力する表記意味
1.1.1.243.2
枚数1枚の時のみ
1.1.1.243.
も可
注文者番号 1
クラス 1
名前 1
写真番号 00243
枚数 2
1.1.243.2
枚数1枚の時のみ
1.1.243.
も可
注文者番号 1
クラス (空欄)
名前 1
写真番号 00243
枚数 2
1.243.2
枚数1枚の時のみ
1.243.
も可
注文者番号 1
クラス (空欄)
名前 (空欄)
写真番号 00243
枚数 2
243.2
枚数1枚の時のみ
243.
または
243
も可
注文者番号 (空欄)
クラス (空欄)
名前 (空欄)
写真番号 00243
枚数 2

ユーザー登録をおこなう

写真集計くん+ for Windows は Ver.2.0からライセンスキーで体験版の制限を解除して製品版とする仕様に変更されました。

ここではユーザー登録のやり方をご説明します。

まずはライセンスキーの購入

アプリにユーザー登録をおこなう前にまずはライセンスキーをご購入いただかねばなりません。

ライセンスキーの購入はこのサイトのご購入フォームから承ります。今のところ商品代金の決済は銀行振込のみとなっておりますので、その点はご了承ください。
通常銀行の振込業務時間内であれば、フォームをご送信いただいて30分〜3時間程度(状況により異なります)で振込の確認からライセンスキー発行までおこなうことができると思います。

ライセンスキーをお持ちの状態で登録操作をおこなってください。

実際のユーザー登録方法

登録は下記の通りおこなってください。

  1. 写真集計くん+ for Windows  Ver.2.0 を起動します。
  2. リボンの【表示】タブ〜【マクロ】ボタンをクリックします。
  3. 表示されたダイアログボックスで「ユーザー登録」を選択して【実行】をクリックします。
  4. ユーザー登録ウィンドウが開きますので、登録したいお名前と弊社からお送りしたライセンスキーを入力欄に入力してから【登録】ボタンをクリックしてください。

以上で登録の操作は終了です。

正しく登録されれば、表紙の体験版の日数表示が消え、入力した登録名が表示されているはずです。

登録操作で不具合等があれば、不具合報告フォームもしくはお問い合わせフォームからご連絡ください。

旧バージョンのプロジェクトをインポートする

Ver.2.0で新しくなった注文シート

写真集計くん+ for Windows  Ver.2.0 では注文シートが新しくなり、注文の表記が普通のデータベースに近い1行1データ(注文)に近い表記になりました。

それに伴い、罫線の引き方も注文者ごとの境界を考慮したものに変更してあります。
旧バージョンをお使いの方は最初こそちょっと慣れない感じに思うかもしれませんが、開発中に見慣れてしまった私にしてみると、こちらの方が断然見やすいと思いますので、じきになれることと思います。

データのインポート方法

通常写真販売は販売が終わってしまえばそのデータを再度使うということはあまり考えられませんが、旧バージョンのデータもインポートできた方が便利な方もいらっしゃるかと思い、この機能をつけてみました。

インポート方法は次の通りです。

  1. 写真集計くん+ for Windows  Ver.2.0 のファイルを旧バージョンのファイルと同じフォルダに保存して実行してください。旧プロジェクト保存フォルダは、そのまま2.0のイベント保存フォルダとして利用します。
  2. リボンの【表示】タブ〜【マクロ】ボタンをクリックします。
  3. 表示されたダイアログボックスに「ユーザー登録」と「旧バージョンのプロジェクトをインポートする」というリストが表示されていますので、「旧バージョンのプロジェクトをインポートする」を選択して【実行】ボタンをクリックします。
  4. ウインドウが表示されますので、【旧バージョンのファイルを選択】ボタンを押して、インポートしたいプロジェクトがあるファイルを選択します。インポートできるのは、Ver.1.x、2.0 beta、2.0.RC1のプロジェクト(イベント)です。

  5. ファイルを選択すると、ファイル中のプロジェクト名が一覧表示されます。
    クリックすると選択された状態になり、再度クリックすると選択が解除されます。複数のプロジェクトを選択して1回でインポートすることができます。
  6. 選択し終わったら【インポート】ボタンをクリックします。
  7. インポート中は適宜進捗が表示されます。
     Ver.2.0 は 1.x および 2.0beta と、取り込んだ写真ファイルの保存先が異なるため、写真ファイルを移動します。この時写真ファイルが存在しなかった場合はメッセージが表示されます。そのままでは写真ファイルが取り込まれていませんので、手作業で写真を移動する必要があります。インポート完了後にイベント一覧画面から写真の取り込みをおこなうこともできます。
  8. インポートが完了するとメッセージを表示します。
  9. インポートしたプロジェクトは、2.0イベントとして一覧画面に追加されます。
  10. 2.0 にインポートしたプロジェクトは、旧バージョンで扱わないようにしてください。

Excelで右クリックメニューが表示されない

写真集計くん+ for Windows Ver.2 の制作中にこの現象に襲われたのでメモ。

Excelで右クリックメニューが表示されない原因

Excelで右クリックメニューが表示されなくなる原因は、バックアップファイルが何らかの原因によって壊れてしまうことらしい。
私は集計くんの注文シート内に表示するオリジナルの右クリックメニューを作成してテストしていた時、エラーによって途中でマクロ実行がストップしてしまったりしたので、そういうこともあるのかと納得したのですが、通常はあまり壊れることはないかと思いますが…。

そして対処法

壊れてしまったバックアップファイルを削除することで解決できます。

バックアップファイルはExcelを実行するたびに、存在しなければ新たに作成されますから、ためらわずに削除しましょう。

 

バックアップファイルを削除する手順

  1. エクスプローラーで「C:\Users\(ユーザー名)\AppData\Roaming\Microsoft\Excel」を開きます。
    この時「表示」タブの「隠しファイル」にチェックが入っていないとフォルダが発見できないので注意すること。
  2. 開いたらその中にある、拡張子が「.xlb」のファイルを全て削除してしまいます。上のスクリーンショットでは一つしかありませんが、二つあれば二つとも、とにかく拡張子が「.xlb」のファイルは全部始末してやってください。
  3. 以上のことをやってからExcelを起動すると右クリックメニューが表示されるようになっています。

 

前述しましたが、写真集計くん+ for Windows でも注文シート内の編集用に、オリジナルの右クリックメニューを作成しています。この右クリックがエラーで表示されないときも上の対処法で解決できます。

写真集計くん+ for Windowsを使った業務ワークフロー

写真の撮影から販売・納品までは、それぞれのお店でそれぞれのやり方をお持ちだろうと思います。

写真集計くん+ for Windowsを導入することで、現在の業務ワークフローがどのように変化するのかイメージできないと思われることもあるかもしれません。

ここで私の考える最も省力化できるであろうワークフローをご紹介したいと思います。

写真集計くん+ for Windowsを使った業務ワークフローとしては大体次のような感じになるかと思います(画像をクリックで拡大表示します)。

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写真注文の入力を効率よくおこなう

ウェブを使った販売システムを導入できれば、注文の入力作業というもの自体をなくすことができたときにもっとも時間と労力を節約できるのですが、学校写真などを販売する場合、すべてをウェブでというわけにいかないのが現状です。

ひと昔前は注文袋を見ながら写真番号の一覧を書いた紙に、ひとつずつ正の字を書いていくような集計方法でしたが、さすがに現在ではMicrosoft Excelのような表計算ソフトを用いての集計が一般的でしょう。

「写真集計くん+ for Windows」では集計の作業を効率的におこなえるように工夫しています。特に入力部分についてはできるだけ労力と時間が節約できるように気を配っています。

 

注文入力フォームは極力シンプル


注文入力フォームはできるだけ小さく邪魔にならないよう、シンプルさを追求しました。キーボード操作とマウス操作の両方に対応させるためボタン類はありますが、キーボード操作オンリーと割り切ってボタン類をなくしてしまいたかったくらいです。

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ファイルを開くと「〜の修復:読み取れなかった内容を修復または削除する ことにより、ファイルを開くことができました」というダイアログボックスが開き、プログラムが実行されない。

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